Die KENDOX Workflow Management App zur Automatisation von administrativen Prozessen
Prozesse im Büro einfach automatisieren
KENDOX Workflow Management Software
Automatisieren und digitalisieren Sie mit der intuitiven Oberfläche von KENDOX einfache Arbeitsabläufe (Workflows) selbst oder lassen Sie sich von uns komplexere Prozesse programmieren. Bestimmen Sie mit dem Workflow Manager beispielsweise, wer in Ihrem Team das Dokument freigeben, kommentieren oder verbuchen soll, lassen Sie die Daten automatisch mit Ihrem ERP System abgleichen und behalten Sie alle Schritte stets unter Kontrolle. Denn durch fehlerfreie und effiziente Arbeitsabläufe steigt die Effektivität und Zufriedenheit und davon profitiert schlussendlich das gesamte Unternehmen!
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SKIZZIEREN UND KLÄREN
Im Voraus werden die einzelnen Arbeitsschritte sowie Regeln festgelegt, wie ein Ablauf im Unternehmen abgewickelt werden soll: Dabei werden Aufgaben zugewiesen und für den Fall einer Abwesenheit Vertreter festgelegt.
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STARTPUNKT FESTLEGEN
Nun wird definiert, welcher Vorgang einen Workflow startet: Das kann beispielsweise das Erstellen einer Rechnung oder eines anderen Dokuments sein. Auch bestimmte Termine, E-Mail Eingänge oder die Status-Änderung eines Dokuments können Workflows starten.
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FLOW-CHART ERSTELLEN
Nun werden die einzelnen Arbeitsschritte als Flow-Diagramm dargestellt. Beispielsweise können Dokumente kommentiert oder freigegeben werden, Termine erinnert oder Daten mit dem ERP System abgeglichen oder automatisch verbucht und im DMS archiviert werden.
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ÜBERWACHEN UND OPTIMIEREN
Das Workflow Management System liefert dabei stets einen Überblick über den Stand der einzelnen Aufgaben. Es liefert eine der Analyse des Ablaufs und es erinnert und überwacht die einzelnen Aufgaben.
So funktioniert das Workflow Management
Zur Automatisierung von analogen Prozessen wird eine Workflow Management Software eingesetzt, welche Arbeitsabläufe (Workflows) digitalisiert und automatisiert. Bei einem Workflow wird festgelegt, wer wann die einzelnen Schritte durchführt. Jeder Workflow hat einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt. Die Arbeitsabläufe müssen organisiert, bearbeitet, überwacht und optimiert werden.
Welche Arbeitsabläufe kann ich mit einem Workflow abbilden?
Routineaufgaben, wie die Bestellung von Produkten, Dokumentenfreigabe, Ferienbewilligungen, Rechnungsprüfung oder der Einstellungsprozess, bei welchen mehrere Mitarbeitende involviert sind und welche sich regelmässig wiederholen, eignen sich bestens um sie zu automatisieren! Denn damit spart sich das gesamte Team viel Zeit und Nerven beim Nachhaken.
Produktbestellungen automatisieren
Macht ein Kunde eine Bestellung im Online Shop, wird per Workflow automatisch im ERP System eine Rechnung erstellt und dem Kunden per E-Mail versendet. Die Mitarbeitenden im Lager erhalten eine Meldung über den Bestellungseingang und wenn sie den Ausgang der Ware quittieren, erhält der Kunde eine Benachrichtigung über den Warenversand. Auf Wünsch kann die Versandbestätigung des Kunden zudem über ähnliche Produkte oder artverwandten Produktgruppen informieren.
Digitale Rechnungsprüfung
Durch die digitale Rechnungsprüfung mit digitaler Signatur entfällt der Ausdruck und die Übergabe von Papierpost im Unternehmen! Vollständig automatisiert können die Rechnungen den betreffenden Mitarbeitenden zur Freigabe zugestellt, im ERP System verbucht und im DMS archiviert werden. Ist ein Mitarbeitender krank oder in den Ferien, lassen sich Vertreterregeln und Eskalationsstufen ebenfalls automatisieren.
Dokumente freigeben
Durch den Einsatz von Workflows kann das Überprüfen, Freigeben und Archivieren von Dokumenten deutlich vereinfacht und automatisiert werden. Die Autoren der Dokumente können informiert werden, sobald das Dokument freigegeben wurde. Alle Abläufe zwischen dem Erstellen eines Dokuments und der Veröffentlichung für eine Gruppe oder andere Mitarbeiter lassen sich somit automatisieren —, ohne dass eine einzige Seite ausgedruckt werden muss!
Bewerbungen automatisieren
Wenn eine Stelle im Unternehmen frei wird, kann der Vorgesetzte und die Personalabteilung durch den Einsatz von Workflows eine Stellenbeschreibung freigeben. Danach erfolgt automatisch die Stellenausschreibung auf der Webseite. Worauf Bewerber ihre Unterlagen elektronisch einreichen. Die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen erhalten diese Unterlagen, können Bewerbungsgespräche planen und den Bewerber im positiven Fall einstellen.
Ferienanträge automatisieren
Mit Workflows lassen sich Arbeitsabläufe für Ferienanträge sehr einfach automatisieren: Eine Bestätigung oder Ablehnung kann gar automatischen versendet werden und die Genehmigung durch Vorgesetzte kann über Workflows deutlich vereinfacht werden.
Postkorb
Zuweisung von Aufgaben an Benutzer oder Gruppen
Alle User haben jederzeit übersichtlich geordnet Zugriff auf zu bearbeitende, zu überwachende oder erledigte Vorgänge
Regeln
Regelbasierte Entscheidungen automatisieren
if/then/else/while steuern Vorgänge dynamisch aufgrund von Daten und Zuständen.
Erweiterungen
Erkennungsmodul für Formulare, UID, IBAN, ESR
Einbindung von ERP-Systemen, Zugriff auf Datenbanken, aber auch Zugriff auf den Vorgangsmanager von aussen.
Reporting
Übersichten und Auswertungen exportieren
Fällige, überfällige, aktive oder abgeschlossene Vorgänge; Einfache Kontrolle und Reporting.
Alle Funktionen der Workflow Manager App im Überblick
Der Workflow Manager (Basis) ist ohne zusätzliche Kosten im Standardumfang von Kendox InfoShare enthalten. Individuelle Benutzerdialoge und Web Services erfordern das Lizenzmodul Workflowmanager Plus.
Wie wir KMU bei der Digitalisierung begleiten
Automatisierungen sind zweifellos genial. Sie erleichtern die Arbeit - jeden Tag! Dazu müssen Prozesse durchleuchtet, Stolpersteine erkannt und Workflows modelliert werden. Das ist unsere Stärke. Wir hören zu, analysieren, beraten, helfen beim Finden der passenden Software, programmieren Schnittstellen und visualisieren Prozesse.
