Die KENDOX Scanning Software zur Digitalisierung von Dokumenten, Belegen, QR Rechnungen & Lieferscheinen
Dokumente scannen und archivieren mit der KENDOX SCAN Software
KENDOX SCAN ist die komfortable Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente stapelweise zu digitalisieren, weiterzuverarbeiten oder zu archivieren. Die Scanning Software kann Dokumente trennen, klassifizieren, Informationen auslesen, das Dokument automatisch verschlagworten, die Informationen an ERP-Programme weiterleiten oder volltextfähige PDF-Dateien für die Textsuche im Archiv erstellen. Mit der Scan Lösung von KENDOX können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden.
KENDOX SCAN ist die komfortable Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente stapelweise zu digitalisieren, weiterzuverarbeiten oder zu archivieren. Die Scanning Software kann Dokumente trennen, klassifizieren, Informationen auslesen, das Dokument automatisch verschlagworten, die Informationen an ERP-Programme weiterleiten oder volltextfähige PDF-Dateien für die Textsuche im Archiv erstellen. Mit der Scan Lösung von KENDOX können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden.
Papierdokumente stapelweise scannen, archivieren und weiterverarbeiten
Sind die Profile für die automatische Indexierung konfiguriert und die Software verbunden, können Papierdokumente mit einem OEC-Scanner stapelweise erfasst, geordnet und automatisch weiterverarbeiten werden. Lassen Sie beispielsweise Lieferanten-Rechnungen verschlagworten, einer Projekt-Akte zuordnen, digital visieren, von Ihrem ERP-System verbuchen und zur Bezahlung freigeben – alles voll-automatisch, ohne dass Sie ein Dokument ausdrucken, etwas von Hand unterschreiben oder manuell buchen müssen!
Scannen
Scannen der Dokumente mittels OCR-Scanner (Optical Character Recognition), Swiss QR Code Reader, Multifunktionsgerät oder einlesen von Dateien von einer Harddisk.
Indexieren
Manuelle Indexierung an einem PC oder/und automatische Erkennung von Strich-Codes (Barcodes), Seitentrenn-Codes (PAtch-Codes), Texten (OCR-Technologie) und Formularen.
Speichern
Ablage der eingelesenen Dateien inklusive Index-Datei auf dem lokalen Dateisystem oder gesetzeskonformen elektronischen Archiv und Verlinkung mit dem ERP-Programm.
Weiterverarbeiten
Übergabe der Dateien an einen Workflow Manager, Erstellung volltextfähiger PDF Dateien (searchable PDF) oder Visierung durch eine digitalen Signatur.
Dokumente, Rechnungen und Belege komfortabel digitalisieren und archivieren
Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege scannen
Spezielle Filter erlauben der Scananwendung, die geläufigsten Dokumenttypen (Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege) selbst zu erkennen und automatisch zu indexieren. Auf diese Weise können Dokumente schnell und ordnungsgemäß beschlagwortet und abgelegt werden. Je nach Scanner können bis zu 360 Seiten pro Minute erfasst werden.
QR Code Rechnung einlesen
Manche ERP Systeme wie PROFFIX bieten eine App, um QR Code Rechnungen zu scannen. Wir empfehlen aber den Swiss QR Code Scanner mit OCR-Texterkennung, damit die Volltextsuche im KENDOX Archiv funktioniert und Sie über die Eingabe von Stichworten schnell alle PDF-Rechnungen durchsuchen können.
Barcode & Text-Erkennung (OCR)
Zentrale Elemente von Kendox SCAN sind die frei konfigurierbaren Profile, in denen sämtliche Regeln und Einstellungen für die Erkennung der eingescannten Dokumente hinterlegt werden. Diese Einstellungen reichen von der Barcode- oder OCR-Erkennung über flexible Seitentrennung, Formular- und Freiformerkennung bis hin zu individuellen Anbindungen von Datenbanken für das automatische Bestimmen von Indexwerten.
KENDOX SCAN ist die ideale Lösung für die gesetzeskonforme Archivierung
KENDOX SCAN eignet sich für jede Art von Unternehmen, die sich entscheiden, regelmässig geschäftsrelevante Dokumente gesetzeskonform digital abzulegen. Durch die Anbindung an verschiedene Archivierungs- und Workflow-Systeme können diese Dokumente jederzeit aufgerufen und nach Wunsch neu geordnet werden. Dadurch gehören lange Suchzeiten in Aktenordnern der Vergangenheit an.
Alle Funktionen der Scanning Lösung von KENDOX im Überblick
Stapelscanning
Stapel basiertes Scannen von Dokumenten mit frei konfigurierbaren Einstellungen für eine automatische Erkennung
Barcode / OCR
Automatische Indexierung von Dokumenten durch die Erkennung von Strichcodes & Text (OCR)
Formulare
Unterstützt Formulare, Ankertexte, Freitexte, UID-Nummer, IBAN und ESR
Durchsuchbare PDF
Voll standardisierte PDF-Dokumente für Volltextsuche (innerhalb vom Text von PDF-Dokumenten) im Archiv
Als eigenständige oder integrierte Scanning Software
KENDOX SCAN ist ein Bestandteil der KENDOX InfoShare Produktfamilie, kann aber auch als eigenständige Scan Lösung unabhängig von der KENDOX Archiv Software in anderen Systemumgebungen eingesetzt werden.
Wie wir KMU bei der Digitalisierung begleiten
Automatisierungen sind zweifellos genial. Sie erleichtern die Arbeit - jeden Tag! Dazu müssen Prozesse durchleuchtet, Stolpersteine erkannt und Workflows modelliert werden. Das ist unsere Stärke. Wir hören zu, analysieren, beraten, helfen beim Finden der passenden Software, programmieren Schnittstellen und visualisieren Prozesse.
