Dokumente scannen und archivieren - Rechnungen und Belege digitalisieren

Dokumente speichern, Rechnungen und Belege scannen

Was früher Fräulein Meier im Archiv erledigte, übernimmt heute Kendox vollautomatisch. Dokumente, welche Sie bereits auf dem Computer erstellen, speichern Sie aus dem geöffneten Programm (bsp. Word, Excel, Outlook, CAD-Tool) direkt im Archiv. Gedruckte Lieferantenrechnungen, Belege oder von Hand ausgefüllte Formulare scannen Sie stapelweise. Kendox Batch liest die relevanten Informationen aus, verschlagwortet die Dokumente und weist sie automatisch den entsprechenden Akten zu oder leitet sie über das ERP-System Ihren Kollegen zur Weiterverarbeitung weiter.

 

Daten, Dokumente, Rechnungen und Belege komfortabel digitalisieren und archivieren

Dokumente auf dem PC erstellen, speichern & archivieren

Mit KENDOX wechseln Sie nahtlos zwischen Microsoft Word, Excel, PowerPoint, ERP-System oder Ihrem CAD-Tool und dem KENDOX Archiv. Das heisst, Sie können direkt aus dem jeweiligen Programm auf die Dokumente im Archiv zugreifen, diese öffnen, bearbeiten und wieder speichern. KENDOX dokumentiert automatisch, wer welche Änderungen vorgenommen hat und erstellt eine neue Version des Dokuments. Das intelligente System verschlagwortet alle Dateien automatisch und legt sie in Akten ab. Damit Sie über die intelligente Suche die Informationen schnell wieder finden.

 

Papierdokumente stapelweise scannen, ordnen, verschlagworten & archivieren

Erfassen Sie mit einem Scanner Papiere stapelweise und lassen diese von KENDOX und Ihrem ERP-Programm automatisch weiterverarbeiten. Lassen Sie beispielsweise Lieferanten-Rechnungen verschlagworten, einer Projekt-Akte zuordnen, zur digitalen Signatur, Verbuchung und Bezahlung über das ERP-System freigeben - alles voll-automatisch ohne dass Sie ein Dokument ausdrucken, auf Papier unterschreiben oder etwas manuell buchen müssen!

 

KENDOX SCAN & BATCH- Stapelscanning und Belegdatenextraktion

KENDOX SCAN ist die komfortable Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente stapelweise zu digitalisieren, zu archivieren oder weiterzuverarbeiten. Wenn nötig trennt es Dokumente, klassifiziert sie, liest Informationen wie beispielsweise IBAN Nummer, Belegdatum und Lieferantenadresse automatisch aus und übergibt diese Informationen vollautomatisch Ihrem ERP-Programm. Damit diese dort weiterverarbeitet werden können. Mit KENDOX SCAN können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden.

Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege

Spezielle Filter erlauben der Scananwendung, die geläufigsten Dokumenttypen (Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege) selbst zu erkennen und automatisch zu indexieren. Auf diese Weise können Dokumente schnell und ordnungsgemäß beschlagwortet und abgelegt werden.

 

Barcode & OCR-Erkennung

Zentrale Elemente von Kendox SCAN sind die frei konfigurierbaren Profile, in denen sämtliche Regeln und Einstellungen für die Erkennung der eingescannten Dokumente hinterlegt werden. Diese Einstellungen reichen von der Barcode- oder OCR-Erkennung über flexible Seitentrennung, Formular- und Freiformerkennung bis hin zu kundenspezifische n Anbindungen von Datenbanken für das automatische Bestimmen von Indexwerten.

 

KENDOX SCAN ist die ideale Lösung für die gesetzeskonforme Archivierung für KMU in der Schweiz

Kendox SCAN eignet sich für jede Art von Unternehmen, die sich entscheiden, regelmässig geschäftsrelevante Dokumente gesetzeskonform digital abzulegen. Durch die Anbindung an verschiedene Archivierungs- und Workflow-Systeme können diese Dokumente jederzeit aufgerufen und nach Wunsch neu geordnet werden. Dadurch gehören lange Suchzeiten in Aktenordnern der Vergangenheit an.

 

Als eigenständige oder integrierte Scan-Lösung

KENDOX SCAN ist ein Bestandteil der KENDOX InfoShare Produktfamilie, kann aber auch für andere Systemumgebungen eingesetzt werden. Die KENDOX InfoShare Produktfamilie ist seit dem Jahr 2005 auf dem Markt und zählt zu den modernsten Systemen für das Informationsmanagement. Das Look & Feel der Benutzeroberfläche entspricht dem Microsoft Office2010 / Windows 7 Standard und erlaubt eine sehr effiziente Arbeitsweise.

 

Kendox SCAN Flyer
Kendox_SCAN.pdfKendox_SCAN.pdf