Workflow und Prozess Management Tool
Informationen digitalisieren und Geschäftsprozesse automatisieren
Für schnelle Entscheidungswege ist es ein enormer Vorteil, wenn die vorhandenen Informationen vollständig, geordnet sowie orts- und geräteunabhängig verfügbar sind.
Sind die Informationen einmal im DMS verarbeitet, bleiben sie digital - durch einen unnötigen Ausdruck werden Ressourcen gespart und findet kein Medienbruch mehr statt. Dokumente können automatisiert den zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise werden Kreditoren-Rechnungen automatisch dem richtigen Abteilungsleiter zur Rechnungskontrolle und Freigabe per digitalen Signatur zugestellt. Wohin die Dokumente transportiert werden, wird hauptsächlich durch die Kategorie bestimmt. Aufgrund der ausgelesenen Informationen erkennt das DMS zum Beispiel, ob es sich beim Anhang in einem E-Mail um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag handelt und verarbeitet das Dokument gemäss dem vorbestimmten Workflow weiter.
Prozesse wie die Buchhaltung digitalisieren und automatisieren
Nahtlos auf das Archiv zugreifen
Um produktiv zu bleiben, ist es nicht nur bequem sondern auch erforderlich Dokumente aus dem Archiv direkt aus dem geöffneten Programm aufzurufen. Das DMS sollte eine direkte Integration für von Ihren Mitarbeitenden häufig genutzten Apps wie Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Ihr ERP System oder CAD Tool bieten.
Voller Zugriff von unterwegs
Ortsunabhängiges Arbeiten hat grosse Vorteile: eine höhere Flexibilität, Nähe zum Kunden und Zugriff auf Unternehmensdaten rund um die Uhr. Bei einer nahtlosen Integration greifen Sie auf alle Dokumente auch mobile zu, bleiben in den Workflow eingebunden, speichern Dokumente vom Smartphone und können Angebote, Rechnungen und Verträge schnell freigeben und Unternehmensdaten einfach recherchieren.
Gute Suchfunktion
Finden Sie Ihre Dokumente schnell wieder indem Sie Suchbegriffen eingeben oder Schlüsselwörtern aus dem Dropdown wählen. Das DMS Tool sucht für Sie auch innerhalb der Dokumente (Volltextsuche). So haben Sie ähnliche Offerten leicht gefunden und schnell erstellt.
Mehrsprachig
Die Schweiz mit seinen vier Landessprachen verlangt von einem DMS oft, dass es für eine komfortable Zusammenarbeit eine ebenso eine mehrsprachige Lösung bietet.
Zusammengehörige Dokumente zu Akten bündeln
Um alle Informationen zu einem Kunden, Mitarbeitenden, Projekt auf einen Blick zu sehen ist es hilfreich diese Dokumente in einer Akte zu bündeln.
Workflow gestalten: Prozesse automatisieren
Ein gutes DMS lässt zwei Arten von Workflows zu: Ad-hoc Workflows für selten auftretende Aufgaben und umfangreichere, feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben. Ad-hoc können Sie sich beispielsweise im Workflow Manager eine Erinnerung für Skonti-Abzüge bei Rechnungseingang eines bestimmten Lieferanten erstellen lassen. Umfangreiche Workflows wie die Kontrolle von Eingangsrechnungen mit digitaler Freigabe des jeweiligen Abteilungsleiters, automatischer Verbuchung im ERP System, Bezahlung über das E-Banking und Archivierung kann als fester Workflow definiert werden.
Digital visieren + freigeben
Das DMS erspart Ihnen den Ausdruck von PDF-Rechnungen beziehungsweise das Verteilen der Briefpost an die zuständigen Stellen, deren manuelle Visierung, die Zustellung an die Buchhaltung sowie deren manuelle Erfassung im ERP System.
Fester + temporärer Zugriff
Vergeben Sie feste oder temporäre Zugriffsrechte oder versenden und teilen Sie einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen per Link.
swiDOC ist ein sehr kostengünstiges Online-Archiv. Wenn Sie nur auf der Suche nach einer rechtskonformen digitalen Ablage für Ihre Dokumente sind, ist swiDOC die absolut günstigste Lösung. Zwei Nutzer kosten pro Monat im kleinsten Paket CHF 18.90. Dazu bieten wir ebenfalls eine Proffix-Integration, welche die Dokumente direkt aus dem ERP archiviert.
