Workflow und Prozess Managment Tool

Informationen integrieren und den Workflow organisieren

Sind die Informationen einmal im DMS verarbeitet, bleibt alles digital und es findet kein Medienbruch mehr statt. Alle Dokumente können automatisiert den zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden. Wohin die Dokumente transportiert werden, wird hauptsächlich durch die Kategorie bestimmt. Aufgrund von ausgelesenen Informationen bestimmt das DMS zum Beispiel, ob es sich bei einem Dokumen um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnugn oder einen Vertrag handelt. Das ist ein grosser Vorteil, denn nun können sogenannte Workflows greifen.

 

Informationen in Ihre Geschäftsprozesse integrieren

Für schnelle Entscheidungswege ist es ein enormer Vorteil, wenn die vorhandenen Informationen vollständig, geordnet sowie orts- und geräteunabhängig verfügbar sind.

 

Elektronische Archivierung und Zugriff auf digitale Dokumente

Nahtlos auf das Archiv zugreifen

Um produktiv zu bleiben, ist es nicht nur bequem sondern auch erforderlich Dokumente aus dem Archiv direkt aus dem geöffneten Programm aufzurufen. Das DMS sollte eine direkte Integration für von Ihren Mitarbeitenden häufig genutzten Apps wie Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Ihr ERP System oder CAD Tool bieten.

 

Elektronische Archivierung mit mobilem Zugriff

Voller Zugriff von unterwegs

Ortsunabhängiges Arbeiten hat grosse Vorteile: eine höhere Flexibilität, Nähe zum Kunden und Zugriff auf Unternehmensdaten rund um die Uhr. Bei einer nahtlosen Integration greifen Sie auf alle Dokumente auch mobile zu, bleiben in den Workflow eingebunden, speichern Dokumente vom Smartphone und können Angebote, Rechnungen und Verträge schnell freigeben und Unternehmensdaten einfach recherchieren.

 

DMS System mit guter Suchfunktion bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten

Gute Suchfunktion

Finden Sie Ihre Dokumente schnell wieder indem Sie Suchbegriffen eingeben oder Schlüsselwörtern aus dem Dropdown wählen. Das DMS Tool sucht für Sie auch innerhalb der Dokumente (Volltextsuche). So haben Sie ähnliche Offerten leicht gefunden und schnell erstellt.

 

DMS Software zur Elektronischen Archivierung von Dokumenten zu Akten

Zusammengehörige Dokumente zu Akten bündeln

Um alle Informationen zu einem Kunden, Mitarbeitenden, Projekt auf einen Blick zu sehen ist es hilfreich diese Dokumente in einer Akte zu bündeln.

 

Mit der DMS Software Prozesse in der elektronischen Archivierung von Dokumenten vorgeben

Workflow gestalten: Prozess vorgeben

Ein gutes DMS lässt zwei Arten von Workflows zu: Ad-hoc Workflows für selten auftretende Aufgaben und umfangreichere, feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben. Ad-hoc können Sie sich beispielsweise im Workflow Manager eine Erinnerung für Skonti-Abzüge bei Rechnungseingang eines bestimmten Lieferanten erstellen lassen. Umfangreiche Workflows wie die Kontrolle von Eingangsrechnungen mit digitaler Freigabe des jeweiligen Abteilungsleiters, automatischer Verbuchung im ERP System, Bezahlung über das E-Banking und Archivierung kann als fester Workflow definiert werden.

 

Dokumente mit dem DMS Programm digital visieren

Digital visieren + freigeben

Das DMS erspart Ihnen den Ausdruck von PDF-Rechnungen beziehungsweise das Verteilen der Briefpost an die zuständigen Stellen, deren manuelle Visierung, die Zustellung an die Buchhaltung sowie deren manuelle Erfassung im ERP System. 

 

Zugriffsrechte auf Dokumente im DMS System

Fester + temporärer Zugriff

Vergeben Sie feste oder temporäre Zugriffsrechte oder versenden und teilen Sie einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen per Link.

 

Mehrsprachige Elektronische Archivierung von Dokumenten

Mehrsprachig

Die Schweiz mit seinen vier Landessprachen verlangt von einem DMS oft, dass es für eine komfortable Zusammenarbeit eine ebenso eine mehrsprachige Lösung bietet.