Wie gelangen die Informationen ins Dokumentenmanagementsystem?

Dokumente oder allgemeiner Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: bereits elektronisch oder noch in Papierform. Je nach Art des Mediums nimmt das Erfassen des Dokuments einen unterschiedlichen Weg.

Papiere erfassen: Dokumente stapelweise scannen

Gedruckte Rechnungen von Lieferanten, Belege oder von Hand ausgefüllte Formulare können mithilfe eines Scanners stapelweise gescannt, im DMS erfasst und an weitere Programme zur Verarbeitung weiter gegeben werden. Damit sparen Sie sich nicht nur die Mühe Informationen doppelt zu erfassen. Beispielsweise lassen sich so Papier-Rechnungen verschlagworten, einer Projekt-Akte zuordnen, zur digitalen Signatur, Verbuchung und sogar Bezahlung über das E-Banking freigeben - nach der manuellen Freigabe alles vollständig automatisch und papierlos!

Word, Excel, PowerPoint

Eine Integration in die Office-Lösung von Microsoft erlaubt die digitale Archivierung sowie die Recherche von Dokument direkt aus dem Word, Excel oder PowerPoint Programm. So speichern und öffnen Sie Dokumente direkt aus dem geöffneten Programm.

Informationen aus E-Mails erfassen und E-Mails archivieren

Ein gutes DMS liest voll automatisch alle relevanten Informationen aus PDF Anhängen und übergibt Sie dem ERP System zur Weiterverarbeitung. So können beispielsweise die Kontrolle und das Bezahlen von Lieferantenrechnungen vollständig digital erfolgen. Ausserdem archiviert das DMS sicher Ihre E-Mails und Sie können von Outlook, Exchange oder ICE Warp direkt auf das Archiv zugreifen.

ERP System - die Schaltzentrale Ihres Unternehmens

In einer modernen Buchhaltungssoftware verwalten Sie nicht nur Ihre Zahlungsflüsse, sondern auch Ihre Kundeninformationen, Personalakten, kalkulieren Preise und managen Projekte, Lieferanten, Aufträge sowie Objekte. Das ERP System ist die Schaltzentrale Ihres Unternehmens. Im ERP erstellen Sie Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen, MwSt. Abrechnungen und Ihren Jahresabschluss, was selbstverständlich alles sicher und rechtskonform im DMS System aufbewahrt werden muss. Die meisten ERP Systeme verfügen über standisierte Schnittstellen zu mehren DMS Programmen. 

CAD Tool für 2D und 3D Zeichnungen

Als Architekt, Handwerker, Planer, Bauingenieur, Maschinenbauer, Elektro- oder Zahntechniker nutzen Sie bestimmt eine Software, um Ihren Entwurf digital zu zeichnen. Diese Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Geschäftsmodells. Sie müssen daher sicher archiviert und einfach wiedergefunden werden. Die meisten CAD-Tools lassen es zu, das DMS System direkt zu verbinden, sodass Sie auch aus dem CAD Programm direkt Ihre Entwürfe im Archiv ablegen können.

Schnittstellen

Damit Geschäftsdaten stets synchron auf dem gleichen Stand gehalten werden, ist es wichtig, relevante Daten aus Ihrem ERP-, CRM oder anderen wichtigen Unternehmensanwendungen im DMS System erfassen zu können. Daher ist es entscheidend, dass die Lösung für das Dokumenten Management mit anderen Systemen kommuniziert, Daten abrufen und Datensätze füllen kann.